II. Mô hình chung quản lý đào tạo nhà trường đại học

Trong mọi nhà trường nói chung và đại học cao đẳng nói riêng, bao giờ Đào tạo cũng là công việc trung tâm và nặng nề nhất. Công việc quản lý Đào tạo sẽ liên quan đến tất cả các phòng, ban, các công việc khác của nhà trường. Mô hình quan hệ giữa các công việc của phòng Đào tạo và các phòng ban khác của nhà trường được mô tả trong hình dưới đây:



Ngoài các mối quan hệ nội bộ bên trong một nhà trường, phòng Quản lý Đào tạo còn có những quan hệ chuyên môn trực tiếp với Bộ Giáo dục Đào tạo, Vụ Đại học của Bộ và với các trường đại học khác. Từ nhận xét trên suy ra rằng mô hình quản lý đào tạo trong một nhà trường đại học là vô cùng phức tạp. Để có thể mô phỏng chúng cần có những khảo sát kỹ lưỡng và thiết kế hệ thống nghiêm chỉnh. Tuy nhiên cái lõi quản lý của việc đào tạo trong một nhà trường sẽ luôn chỉ có 2 chủ thể chính là HỌC SINH và GIÁO VIÊN. Việc HỌC của học sinh và DẠY của giáo viên sẽ phải thông qua một THỜI KHÓA BIỂU của nhà trường. Trong mô hình thực tế của các nhà trường Việt Nam hiện nay, mô hình Thời khóa biểu sẽ theo HỌC KỲ. Trong các mô hình quản lý trên có thể nói mô hình bài toán Thời khóa biểu là phức tạp nhất.

Mô hình bài toán Thời khóa biểu Nhà trường có thể phân loại như sau:



Ở mô hình 1, việc xây dựng Thời khóa biểu dựa trên khung TUẦN và thời khóa biểu của từng lớp học. Với mô hình 2, Thời khóa biểu vẫn là theo từng lớp nhưng được xây dựng đến từng ngày trong suổt một HỌC KỲ hoặc NĂM HỌC. Với các mô hình 3 và 4, Thời khóa biểu được xây dựng theo mô hình Tin chỉ, sinh viên đăng ký học theo các chương trình đã vạch sẵn theo TUẦN hoặc HỌC KỲ. Tại Việt Nam chúng ta hiện tồn tại cả 4 loại mô hình Thời khóa biểu như trên (hoặc có thể xen kẽ cả 2 loại: theo lớp và theo tín chỉ). Tuy nhiên theo quan sát của chúng tôi thì đại đa số các trường Đại học & Cao đẳng của Việt Nam đều có mô hình Thời khóa biểu 1 hoặc 2.

III. Mô hình khung của hệ thống

Dựa trên mô hình quản lý đào tạo chung đã mô tả ở phần trên, mô hình hệ thống tổng thể quản lý Đào tạo Nhà trường sẽ được chia thành 5 module chính sau đây.

1. Module Quản lý Tuyển Sinh (TS)

Module này có nhiệm vụ nhập thông tin đăng ký tuyển sinh, phân chia phòng thi, đánh số báo danh, đăng ký thi, theo dõi tiến độ thi, đánh mã phách và chia túi bài thi, nhập điểm và xét tuyển vào trường.

2. Module Thiết lập và Quản lý Thời khóa biểu (TKBU)

Module này có nhiệm vụ nhập, xếp và đưa ra được một Thời khóa biểu sử dụng cho toàn khoa theo từng học kỳ. Dữ liệu đầu vào là thông tin nhập học của Phòng đào tạo.

3. Module Quản lý Học tập Sinh viên (HTS)

Module này lưu trữ thông tin các khóa học viên và sinh viên nhà trường, nhập điểm học theo học kỳ và tính toán điểm tổng hợp học viên, in các báo cáo tổng hợp điểm theo từng học kỳ, theo năm học và toàn khóa học của từng lớp, khoa, ngành và từng học viên.

4. Module Quản lý Giảng dạy Giáo viên (GDT)

Module này có nhiệm vụ quản lý giờ thực dạy của giáo viên theo Thời khóa biểu đã phân công, đưa ra các bảng biểu thống kê giờ dạy và tính toán các trọng số liên quan đến giảng dạy của giáo viên.
5. Module Quản lý Giảng dạy Giáo viên (GDT)

Module này thực chất là một Web site công bố và kết nối các thông tin của 3 module trên. Từ Web site này, lãnh đạo Phòng Đào tạo và Nhà trường dễ dàng xem và tra cứu mọi thông tin chi tiết liên quan đến việc học tập của học viên và dạy của giáo viên. Tùy theo mức độ, một phần thông tin đào tạo này có thể được công bố trên Internet.

Mô hình quan hệ giữa các module trên được thể hiện trong sơ đồ sau:



Trong các module chương trình trên, module TKBU là phức tạp nhất đồng thời cũng là quan trọng nhất. Hiện tại, việc xếp Thời khóa biểu, xếp lịch thi và quản lý giáo viên trong hầu hết các Nhà trường Đại học, Cao đẳng của Việt Nam đều làm bằng tay.

IV. Mô tả ngắn module chương trình TKBU

Sau đây là mô tả ngắn chức năng của module TKBU - Thiết lập và Quản lý Thời khóa biểu trên trong hệ thống Chương trình quản lý Đào tạo. Đây là module quan trọng nhất và phức tạp nhất của toàn bộ hệ thống. Vị trí của module này trong toàn bộ hệ thống Quản lý Đào tạo được mô tả trong sơ đồ sau:



1. Tổng quan về Chương trình TKBU

Dự kiến chương trình Hỗ trợ thiết lập và quản lý Thời khóa biểu (TKBU) sẽ bao gồm các module con sau:

Module Quản lý Chương trình Đào tạo (DT): Module này bao gồm các chức năng quản lý, nhập thông tin toàn bộ các ngành nghề đào tạo hiện tại của Nhà trường do Bộ Giáo dục & Đào tạo (hoặc Bộ Chủ quản) qui định. Tự động phân bổ chương trình theo môn học, học phần và theo học kỳ cho các lớp của khoá học mới. Theo dõi tiến độ giảng dạy của các lớp học sao cho luôn khớp với chương trình đào tạo đã qui định.

Module Quản lý Báo Dạy (BD): Module này có chức năng nhập thông tin về nguồn nhân lực của các Khoa, Bộ môn, tự động tạo ra các báo dạy cho các khoa, bộ môn. Sau khi nhận được kết quả phân công cụ thể sẽ tự động kiểm tra và chuyển đổi sang khuôn dạng thích hợp cho đầu vào của chương trình xếp Thời khóa biểu. Module này còn có chức năng cung cấp các thông tin bổ sung từ phía các Khoa, Bộ môn và các Phòng ban khác để cung cấp dữ liệu cho module tính toán, thống kê dữ liệu Thời khóa biểu sau này.

Module Hỗ trợ xếp Thời khóa biểu (TKB): Module này có nhiệm vụ hỗ trợ trực tiếp cho việc xếp Thời khóa biểu. Đây là module trọng tâm của chương trình TKBU. Dữ liệu đầu ra của 2 module trên chính là đầu vào của module này. Module này bao gồm các chức năng Nhập thông tin phòng học, nhập các ràng buộc tối thiểu của giáo viên, xếp tự động và xếp tay thời khóa biểu, kiểm tra lỗi trùng giờ, trùng tiết của giáo viên, in ấn các form Thời khóa biểu của lớp, khoa, bộ môn và giáo viên.

Module Xếp Lịch Thi của Sinh viên (EXAM): Module này có chức năng hỗ trợ xếp lịch thi cho các lớp toàn trường.

2. Các yêu cầu cơ bản của phần mềm Thời khóa biểu

Sau đây là mô tả sơ bộ các yêu cầu tối thiểu của phần mềm quản lý và hỗ trợ xếp Thời khóa biểu TKBU dự kiến.

Toàn bộ các module của chương trình được viết bằng ngôn ngữ bậc cao trên nền hệ điều hành Windows 98/2000/XP có giao diện thân thiện với người dùng và toàn bộ hệ thống thực đơn, giao diện là tiếng Việt.

Việc cập nhật, xử lý dữ liệu phải nhanh với tốc độ gần như tức thời.

Thông tin được thể hiện trên màn hình một cách hợp lý, cho phép người dùng quan sát một không gian rộng lớn của Thời khóa biểu. Tối thiểu trên màn hình phải hiện rõ thông tin trong 1 buổi học của một lớp học có liên kết với thời khóa biểu của giáo viên và hội trường tương ứng.

Chương trình phải xử lý được các kỹ thuật đặc thù của Thời khóa biểu như ghép lớp, tách lớp.

Phần xếp tự động sẽ xếp được khoảng 70 - 90% dữ liệu đáp ứng 90% các ràng buộc thông thường của Thời khóa biểu.

Phần mềm phải đưa ra được nhiều công cụ tinh chỉnh hợp lý như xếp tay, chuyển tiết, chuyển hội trường, chuyển giáo viên, gợi ý xếp, tìm kiếm thông tin tối ưu, xóa, ... Các công cụ này hoàn toàn được thực hiện bằng các công cụ như chuột, bàn phím rất đơn giản, thuận tiện với người dùng.

Phần mềm mở để có thể kết nối với các module khác của hệ thống như TS, HTS, GDT và TTW.

Thời gian bảo hành hệ thống: 12 tháng.

3. Công việc và thời gian dự kiến triển khai

Dự kiến phần mềm TKBU sẽ được tiến hành theo khung công việc và thời gian như sau:


4. Dự kiến chi phí và phương thức triển khai

Giá trị, giá thành của sản phẩm sẽ phụ thuộc hoàn toàn vào mô hình và bài toán thực tế, dựa vào qui mô triển khai của bài toán trên thực tế (ví dụ nhà trường có bao nhiêu lớp, bao nhiêu hệ đào tạo, bao nhiêu sinh viên, mức độ yêu cầu của nhà trường đối với phần mềm, yêu cầu phần mềm chạy trên các PC đơn lẻ hay kết nối mạng, ....).

Phương thức triển khai sẽ là Chi phí trọn gói bao gồm tất cả các công việc như Khảo sát thiết kế, lập trình, đóng gói, chuyển giao công nghệ, hướng dẫn sử dụng, cài đặt, bảo hành và bảo trì tại chỗ.

School@net