Cong ty Cong Nghe Tin hoc Nha truong http://www.vnschool.net
Hướng dẫn sử dụng TKB6.5 - Bài 3
13/07/2007

Bài 3. Nhập bảng Phân công giảng dạy

Mục đích:
Nhập bảng Phân công giảng dạy
- Giới thiệu cách nhập bảng Phân công giảng dạy (phân công chuyên môn), một trong những bước nhập dữ liệu quan trọng nhất và phức tạp nhất của bài toán xếp thời khóa biểu.

Tóm tắt:
- Thế nào là một phân công giảng dạy (hay còn gọi là phân công chuyên môn). Vai trò của bảng PCGD trong việc xếp thời khóa biểu. Nêu các thông số chính của một PCGD cho một cặp (lớp, môn học, buổi học) bao gồm: số tiết cần dạy và giáo viên được phân công dạy.
- Vai trò và ý nghĩa của bảng phân phối tiết học chuẩn cho các khối lớp. Cách nhập phân phối tiết học chuẩn cho các khối lớp hệ thống.

- Cách nhập bảng PCGD trên lưới theo mô hình nhóm và tổ giáo viên. Chú ý: đây là màn hình nhập dữ liệu phức tạp nhất của phần mềm, cần mô tả kỹ và cẩn thận cho người dùng. Đặc biệt chú ý 2 thao tác: Xóa một PCGD và thay đổi số tiết của một PCGD.

- Lệnh kiểm tra và rà soát thông tin dữ liệu bảng PCGD đã nhập.

1. Bảng Phân công giảng dạy là gì?

Phân công giảng dạy là mối quan hệ giữa 3 thành phần (Giáo viên-Lớp học-Môn học).

Bảng phân công giảng dạy (PCGD) hay còn gọi là bảng phân công chuyên môn là một trong những dữ liệu quan trọng nhất của thời khóa biểu. Bảng PCGD được thiết lập theo mỗi thời khóa biểu (học kỳ) của nhà trường. Bảng này lưu trữ thông tin phân công cụ thể giáo viên phải dạy các lớp học nào, dạy các môn học gì và số tiết cần xếp trong một tuần là bao nhiêu. Toàn bộ công việc liên quan đến nhập dữ liệu PCGD có thể chia thành 3 việc chính sau.

    1. Nhập số tiết phân công chuẩn cho các môn học / khối lớp trong nhà trường.

    2. Nhập bảng PCGD.

    3. Kiểm tra dữ liệu đã nhập.



2. Thông tin số tiết chuẩn môn học cho các khối học/CTDT

- Thông tin về số tiết chuẩn môn học theo các khối lớp dùng để làm chuẩn để gán tự động khi nhập bảng PCGD cho từng giáo viên, lớp học. Mặc định phần mềm sẽ tự động gán các tiết chuẩn này cho từng loại trường (Tiểu học, THCS và THPT) và từng Chương trình đào tạo. Người dùng sau đó có thể thay đổi lại cho phù hợp với qui định hiện hành

Cách thực hiện: Từ thực đơn thực hiện lệnh “Nhập dữ liệu --> Số tiết chuẩn của môn học” Màn hình xuất hiện để nhập thông tin này có dạng


- Công việc nhập, thay đổi được thực hiện đối với mỗi môn học cho các khối học và phân bổ theo buổi sáng hoặc chiều. Sau khi chọn đúng các thông tin trên, việc thay đổi số tiết chuẩn được thực hiện theo thứ tự sau.

+ Chọn Chương trình đào tạo

+ Chọn Môn học trong danh sách

+ Chọn khối lớp tương ứng trong danh sách

+ Chọn số tiết tương ứng tại vị trí ô bên phải. Chú ý rằng số tiết = 0 chứng tỏ khối lớp không học môn học này.

- Chuyển sang các môn học tiếp theo hoặc buổi học khác để nhập tiếp tục. Nhấn nút Kết thúc để ghi toàn bộ các thay đổi dữ liệu và thoát khỏi lệnh, nhấn nút Hủy lệnh để hủy toàn bộ công việc nhập từ khi thực hiện lệnh này.


3. Nhập dữ liệu Bảng phân công giảng dạy (PCGD)

Mô tả: Nhập dữ liệu về phân công giảng dạy (PCGD), dữ liệu này sẽ là cơ sở để xếp Thời khoá biểu.

- Bảng PCGD là một trong những bảng dữ liệu phức tạp nhất của công việc xếp Thời khóa biểu. Bảng này chỉ ra tại một lớp, giáo viên nào sẽ dạy môn học nào và dạy bao nhiêu tiết trong một tuần. Mỗi Thời khóa biểu sẽ bao gồm 2 bảng PCGD, một bảng là PCGD sáng, một là PCGD chiều.

(Để tránh nhầm lẫn cho quá trình nhập dữ liệu, chúng ta sẽ gọi mỗi bộ phân công Giáo viên, Môn học, Lớp học được gọi là một PCGD)

4. Các kiểu nhập bảng PCGD

1. Nhập theo môn học

2. Nhập theo lớp

3. Nhập theo giáo viên

4. Nhập theo khối lớp và nhóm giáo viên

Trong các kiểu nhập trên, chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ cách nhập thứ 4 là kiểu nhập tối ưu và hợp lý nhất đối với nhà trường. Các kiểu nhập khác sẽ được giới thiệu sơ lược và không được coi là kiểu nhập dữ liệu hay của bảng PCGD.

Thực hiện: Nhấn nút trên thanh công cụ nhập dữ liệu hoặc thực hiện lệnh Nhập dữ liệu/Bảng phân công giảng dạy. Màn hình nhập có dạng tương tự sau.


Ta có thể chia ra việc nhập bảng PCGD làm hai loại chính:

- Nhập bảng PCGD theo khối và nhóm giáo viên. Đây là cách nhập liệu chính của bảng PCGD

- Nhập bảng PCGD theo các cách khác (theo lớp, môn học hoặc giáo viên).


5. Các bước tổng quát nhập một bảng PCGD gồm
Bước 1: Xác định ca học của PCGD cần nhập. Có thể thực hiện một trong hai cách sau

+ Cách 1: Từ thanh thực đơn chính, thực hiện lệnh PCGD/Buổi sáng (Buổi chiều).

+ Cách 2: Trên thanh công cụ phân công giảng dạy, kích nút buổi sáng có hình (hoặc nút buổi chiều có hình <5>).

Bước 2: Chọn kiểu nhập bảng PCGD phù hợp với yêu cầu bằng cách kích vào các nút tương ứng trên thanh công cụ nhập bảng phân công giảng dạy.


+ Nhập PCGD theo môn học: Kích nút (hay lệnh PCGD/Nhập/Theo môn học).

+ Nhập PCGD theo giáo viên: Kích nút (hay lệnh PCGD/Nhập/Theo giáo viên).

+ Nhập PCGD theo lớp: Kích nút (hay lệnh PCGD/Nhập/Theo lớp học).

+ Nhập PCGD theo khối lớp và nhóm giáo viên: Kích nút
(hay lệnh PCGD/Nhập/Theo khối lớp). Đây là kiểu nhập dữ liệu mặc định và tối ưu nhất đối với người sử dụng.

Bước 3: Nhập bảng PCGD theo cách đã chọn bằng cách nhập dữ liệu trực tiếp trên lưới. Thực hiện các thao tác nhập, xóa, điều chỉnh thông tin lưới.

Bước 4: Kết thúc việc nhập bảng PCGD bằng lệnh PCGD/Đóng hoặc kích nút trên thanh công cụ phân công giảng dạy.

Chú ý quan trọng:

- Trong khi nhập PCGD không thực hiện bất cứ một lệnh nhập dữ liệu nào khác. Cần kết thúc lệnh nhập PCGD trước khi thực hiện bất cứ lệnh nào khác của phần mềm.

- Không nhất thiết phải nhập PCGD trước khi xếp TKB. Phần mềm cho phép nhập, điều chỉnh bảng PCGD nhiều lần, sau khi đã xếp một phần thời khóa biểu nhà trường. Tuy nhiên cần rất thận trọng khi nhập thông tin PCGD. Vì dữ liệu PCGD sẽ có liên quan trực tiếp đến thời khóa biểu của toàn trường.


6. Nhập PCGD theo Khối lớp và nhóm giáo viên

Mô tả màn hình nhập dữ liệu.

Kiểu nhập bảng PCGD theo Khối lớp và Nhóm là hợp lý và hay được dùng nhất trên thực tế. Cửa sổ nhập liệu sẽ có dạng như sau:


Danh sách Giáo viên: Danh sách giáo viên nằm ở bên trái cửa sổ lệnh. Khi lần đầu tiên thực hiện lệnh toàn bộ giáo viên sẽ hiện trong danh sách này.


- Tuy nhiên có thể thay đổi chỉ cho phép hiện giáo viên trong từng tổ, nhóm chuyên môn. Việc nhập bảng PCGD theo từng nhóm, tổ giáo viên rất thuận tiện và phù hợp với yêu cầu trên thực tế của các nhà trường.

- Tiêu đề hàng: môn học và khối lớp: Bình thường, phần mềm sẽ hiện toàn bộ các môn học và các khối lớp tương ứng với buổi học hiện thời. Nếu chúng ta hạn chế thể hiện giáo viên theo nhóm thì chỉ các môn học mà nhóm này được phân công dạy mới xuất hiện trên màn hình.


Lưới - khu vực nhập liệu chi tiết: tại mỗi ô lưới là khu vực nhập PCGD chi tiết cho mỗi giáo viên tương ứng với môn học và khối lớp. Chú ý cách thể hiện thông tin PCGD này trên lưới


Thực đơn và thanh công cụ: là nơi thực hiện các lệnh điều khiển chung của màn hình nhập bảng PCGD


7. Các bước nhập dữ liệu bảng PCGD

Bước 1: Chọn nhóm giáo viên

- Kích đúp chuột hoặc chuột phải vào Danh sách giáo viên hoặc ô tiêu đề Giáo viên , xuất hiện các thực đơn con tương ứng như sau.


Ý nghĩa của các lựa chọn từ các thực đơn trên như sau.

- Toàn bộ giáo viên: Toàn bộ giáo viên trong trường sẽ được đưa vào danh sách giáo viên để nhập PCGD.

- Chọn nhóm giáo viên: Nhập PCGD cho một nhóm giáo viên được chọn. Bạn nên sử dụng chức năng này, bởi thay vì phải chọn một giáo viên trong toàn trường, bạn chỉ cần chọn một giáo viên trong một nhóm mà số lượng giáo viên chỉ từ 10-20. Sau khi chọn nhóm và ấn nút Thực hiện, danh sách giáo viên trong nhóm được đưa vào danh sách và trên lưới bên phải sẽ chỉ xuất hiện các môn học của nhóm giáo viên này

- Tạo nhóm giáo viên: Tạo nhóm giáo viên mới trực tiếp trong màn hình PCGD. Lệnh này tương đương với lệnh Nhập dữ liệu/Nhập nhóm giáo viên
- Thêm giáo viên vào nhóm: Nếu trong danh sách giáo viên được đưa vào còn thiếu một giáo viên nào đó bạn có thể đưa thêm giáo viên này vào nhóm ngay trong màn hình PCGD thông qua chức năng này

- Chú ý: Chức năng Thêm một giáo viên vào nhóm chỉ có tác dụng hiển thị giáo viên trên danh sách, nhóm ở đây chỉ là nhóm được hiển thị chứ không phải là một nhóm giáo viên thực sự. Muốn thêm giáo viên này vào nhóm bạn phải thực hiện lệnh Nhập dữ liệu/ Nhóm giáo viên

- Đưa giáo viên ra khỏi danh sách: Chức năng này ngược với Thêm giáo viên vào nhóm. Chú ý: Giáo viên đó chỉ được “đưa ra”, không hiển thị trên danh sách nữa chứ không phải là bị xoá. Mọi PCGD của giáo viên đó vẫn không thay đổi

- Chọn môn học: cho phép chọn các môn học sẽ xuất hiện trên lưới của bảng PCGD


Bước 2: Chọn môn học

- Kích đúp chuột hoặc chuột phải vào ô Môn học (trên tiêu đề hàng bên phải phía trên àn hình). Thực đơn con dạng sau xuất hiện:


- Thực hiện lệnh Chọn môn học từ thực đơn được đưa ra. Hộp hội thoại chọn môn học xuất hiện.


- Có thể chọn một hoặc nhiều môn học bằng cách kích chuột kết hợp với các phím Shift hoặc Ctrl. Các môn học được chọn sẽ được đưa vào lưới để nhập PCGD. Nhấn nút Thực hiện để bổ sung các môn học vào bảng PCGD.

- Nếu muốn lại bỏ một môn học khỏi lưới nhập PCGD, chọn lệnh Đưa môn học ra khỏi danh sách
.
Chú ý: Lệnh chỉ đưa môn học khỏi màn hình hiển thị chứ không xoá PCGD của môn học này

- Muốn thực sự xoá mọi phân công giảng dạy của môn học này, chọn lệnh Xoá PCGD của môn học. Sau đó chọn nút Đồng ý trong hộp hội thoại để khẳng định việc Xóa dữ liệu này. Chú ý rằng việc xóa dữ liệu PCGD sẽ kéo theo xóa toàn bộ các tiết học cụ thể tương ứng trên thời khóa biểu của các PCGD này


- Ví dụ trong hình ảnh trên nếu ta chọn Đồng ý thì toàn bộ các tiết Sinh hoạt trên thời khóa biểu toàn trường sẽ bị xóa và môn Sinh hoạt sẽ phải nhập lại Phân công giảng dạy.


Bước 3: Chọn khối lớp

- Sau khi chọn môn học cần phân công, bước tiếp theo bạn hãy chọn khối lớp để hiển thị bên dưới môn học. Việc hiển thị khối lớp phụ thuộc vào từng cột môn học.

Chú ý: Bạn không thể chọn được “Khối sáng”, “Khối chiều”, “Khối Toàn trường” bởi trong chức năng này các khối lớp trên không được hiển thị.

- Kích đúp chuột hoặc chuột phải vào ô Khối lớp. Thực đơn con dạng sau xuất hiện.

- Lệnh Chọn khối lớp dùng để chọn các khối lớp sẽ hiển thị trên lưới của màn hình nhập PCGD. Chú ý rằng mặc định phần mềm sẽ hiển thị tất cả các khối lớp có lớp học trong ca học hiện thời.

- Lệnh Đưa khối lớp ra khỏi danh sách sẽ xóa cột khối lớp hiện thời khỏi màn hình nhập bảng PCGD. Chú ý rằng chỉ đưa ra khỏi màn hình chứ không Xóa dữ liệu PCGD của khối lớp này

- Bạn có thể thay đổi số tiết mặc định của môn học hiện thời được gán cho một khối thông qua chức năng Thay đổi số tiết mặc định


- Nhập giá trị số tiết chuẩn sẽ thay đổi trong hộp hội thoại. Chọn tiếp các lựa chọn.

- Các lớp đã nhập trong khối thay đổi theo: giá trị số tiết chuẩn này sẽ tự động gán lại cho toàn bộ các PCGD đã nhập trong ô tương ứng với môn và khối lớp hiện thời.

- Giữ nguyên số tiết của các lớp đã nhập: giá trị số tiết chuẩn mới không ảnh hưởng đến các PCGD đã nhập.

- Nhấn nút Kết thúc để thay đổi Số tiết chuẩn, nút Hủy lệnh dùng để hủy bỏ lệnh này

- Ví dụ: Giả sử số tiết mặc định của môn KTNN cho khối 7 là 1 tiết/1 tuần. Nhưng trong trường bạn khối 7 phải học môn này 2 tiết/1 tuần. Khi đó, nhấn chuột vào ô khối 7 tại môn KTNN, chọn Thay đổi số tiết mặc định. Hãy nhập lại giá trị 2 cho số tiết chuẩn môn học. Sau đó nhấn Kết thúc.

Chú ý: Số tiết chuẩn của khối lớp cho phép nhập trong khoảng từ 1 đến 15. Có thể gán số tiết chuẩn của khối lớp thông qua lệnh Nhập dữ liệu/Số tiết chuẩn của môn học.


Bước 4: Nhập dữ liệu trên lưới

- Sau khi đã hoàn thành các công đoạn mang tính “thủ tục” đã nêu trên ta có thể bắt đầu công việc nhập dữ liệu PCGD trực tiếp trên lưới. Trước tiên cần hiểu rõ ý nghĩa của thể hiện dữ liệu trên lưới này.


- Tại mỗi ô lưới sẽ ghi các lớp học trong khối lớp, môn học hiện thời do giáo viên tương ứng giảng dạy. Số tiết được phân công hoặc trùng với số tiết chuẩn (không hiện ra trên lưới nếu giá trị này trùng với số tiết chuẩn) hoặc được chỉ rõ trong các dấu ngoặc tròn nếu giá trị được phân công khác với số tiết chuẩn.

- Những ô có mầu vàng là ô hiện thời, muốn nhập PCGD cho một giáo viên A dạy môn B tại khối C bạn chỉ việc di chuyển ô hiện thời tới ô tương ứng trên bảng PCGD sau đó gõ tên lớp vào. Có thể gõ nhiều lớp, các lớp cách nhau bởi dấu phảy hoặc dấu cách. Số tiết được phân công chính là số tiết được gán chuẩn cho khối

- Ví dụ: Bạn muốn giáo viên Đặng Văn Thử dạy môn Sinh vật cho lớp 12D với số tiết mặc định là 2, hãy chuyển ô hiện thời tới hàng giáo viên Đặng Văn Thử, cột khối 12 thuộc môn Sinh vật nhập vào 12D

- Có thể nhập thông tin PCGD bằng chuột như sau: kích chuột phải trên lưới, thực đơn như sau xuất hiện


- Thực hiện lệnh Chọn lớp, một cửa sổ danh sách các lớp xuất hiện cho phép chọn để đưa vào lưới


- Tại đây ta có thể gán thêm hoặc xóa PCGD của một lớp bất kỳ. Nhấn nút Kết thúc để thực hiện các thay đổi đã chọn, nút Hủy lệnh để hủy và đóng cửa sổ.


Bước 5: Kiểm tra lại bảng PCGD

- Sau khi nhập xong bảng PCGD bạn nên kiểm tra lại thật cẩn thận bởi đây là công việc rất quan trọng.

- Thực hiện lệnh PCGD/Kiểm tra hoặc nút lệnh trên thanh công cụ, màn hình thông báo các lỗi khi nhập PCGD sẽ được hiển thị. Qua màn hình này bạn sẽ nắm được các thông tin về việc nhập bảng PCGD như.

+ Các môn học chưa được phân công.

+ Các lớp có số giờ phân công không chuẩn xác.

+ Các giáo viên có số giờ được phân công quá cao.

+ Các lớp thuộc hơn 1 khối hoặc có khối lớp trống.


Bước 6: Kết thúc lệnh

Thực hiện lệnh PCGD/Đóng hoặc kích nút trên thanh công cụ phân công giảng dạy.


8. Các lệnh khác trên màn hình nhập PCGD

1- Thay đổi CTDT hiện thời.

Trong trường hợp nhà trường có nhiều chương trình đào tạo (CTDT), ví dụ các trường THPT phân ban, trên dòng tiêu đề của lưới chỉ hiện số tiết chuẩn của một CTDT mà thôi. Để thay đổi CTDT hiện thời thực hiện thao tác sau: nhấn nút
trên thanh công cụ hoặc lệnh PCGD -->Chương trình đào tạo để thay đổi CTDT hiện thời này. Hộp hội thoại dạng sau xuất hiện


Chọn CTDT và nhấn nút Kết thúc

2- Xóa toàn bộ bảng PCGD

Để xóa nhanh toàn bộ bảng PCGD cho buổi học hiện thời nhấn nút lệnh trên thanh công cụ và trả lời hộp hội thoại sau bằng cách nháy vào nút Đồng ý để thực hiện lệnh hoặc nút Không để hủy lệnh.


3- Sao chép PCGD từ Sáng --> Chiều và ngược lại

- Sau khi đã nhập xong bảng PCGD nhà trường cho một buổi học có thể sử dụng lệnh Sao chép PCGD để thực hiện việc sao chép toàn bộ bảng PCGD đã nhập cho các lớp thuộc buổi học khác. Như vậy lệnh Sao chép bảng PCGD sẽ thực hiện việc sao chép toàn bộ bảng PCGD từ Sáng --> Chiều nếu buổi học hiện thời là Sáng và ngược lại nếu buổi học hiện thời là Chiều. Chú ý là lệnh chỉ sao chép PCGD của các lớp đã khai báo là học cả ngày.

- Thực hiện lệnh: nhấn nút trên thanh công cụ hoặc lệnh PCGD --> Sao chép bảng PCGD từ thực đơn chương trình. Hộp hội thoại tương tự sau xuất hiện.


Nhấn nút Đồng ý để thực hiện hoặc nút Không để hủy lệnh


9. Tổng kết PCGD

- Để xem toàn bộ bảng PCGD theo Môn học có thể thực hiện theo các cách sau.

+ Cách 1: Thực hiện lệnh PCGD/Thống kê theo môn học

+ Cách 2: Trên thanh công cụ nhập phân công giảng dạy kích nút

- Để xem toàn bộ bảng PCGD theo Giáo viên bạn thực hiện theo các cách sau:

+ Cách 1: Thực hiện lệnh PCGD/Thống kê theo giáo viên

+ Cách 2: Trên thanh công cụ nhập phân công giảng dạy kích nút (Lệnh này cho biết tên Giáo viên, buổi dạy, lớp dạy, môn dạy và số tiết dạy, giúp người sử dụng nhanh chóng kiểm tra tính đúng đắn của PCGD)

- Để xem toàn bộ bảng PCGD theo Lớp bạn thực hiện theo các cách sau.

+ Cách 1: Thực hiện lệnh PCGD/Thống kê theo lớp học

+ Cách 2: Kích nút
trên thanh công cụ nhập phân công giảng dạy.

(Lệnh này cho biết tên Lớp, buổi, Môn học nào, Giáo viên nào dạy, dạy bao nhiêu tiếtlớp đó học bao nhiêu tiết trong tuần)

Bài 6. Nhập thông tin liên quan đến phòng học
Bài 5. Khái niệm Phòng học: Phòng bộ môn và phòng đa năng
Bài 4: Ràng buộc TKB và nhập thông tin ràng buộc thời khoá biểu
Bài 3: Nhập bảng Phân công giảng dạy
Bài 2: Nhập thông tin gốc Thời khóa biểu
Bài 1: Giới thiệu, cài đặt, đăng ký sử dụng và khởi tạo dữ liệu


URL của bài viết này::http://www.vnschool.net/modules.php?name=TKB&file=article&sid=1095
© Cong ty Cong Nghe Tin hoc Nha truong contact: sales@schoolnet.vn