Trên đĩa chúng ta cần phân biệt các tệp dữ liệu chính của phần mềm.

Trong đó:

- Dữ liệu Hệ thống School Viewer: Tệp lưu thông tin chung được khởi tạo cho tất cả các trường sử dụng phần mềm.

- Dữ liệu chung Nhà trường: Dữ liệu chung về Nhà trường được sử dụng trong các năm học.

- Dữ liệu năm học Nhà trường: Dữ liệu năm học cụ thể của Nhà trường

Như vậy Dữ liệu mỗi Nhà trường bao gồm một tệp Dữ liệu chung (ví dụ LQD.svd trong hình trên) và các tệp dữ liệu năm (ví dụ LQD2001.svd, LQD2001.bkd, ...). Lệnh khởi tạo dữ liệu nhà trường sẽ khởi tạo chính các tệp dữ liệu này. Lệnh này bắt buộc phải thực hiện một lần cho mỗi nhà trường khi lần đầu tiên sử dụng phần mềm School Viewer. Từ các năm học tiếp theo chỉ cần khởi tạo dữ liệu năm học của nhà trường.

Mô tả chi tiết lệnh Khởi tạo dữ liệu Quản lý Học tập Nhà trường

Thao tác cụ thể như sau:

1. Chọn mục Tệp/Tạo mới CSDL (hay nhấn tổ hợp phím Alt + T rồi nhấn phím C) để tạo mới cơ sở dữ liệu cho nhà trường. Cũng có thể kích nút trên thanh công cụ để thực hiện lệnh.

2. Cửa sổ xác định bảng mã xuất hiện, kích nút Chấp nhận để đồng ý với thiết lập mặc định của chương trình và chuyển sang bước đầu tiên của quá trình tạo mới dữ liệu.

3. Nhập các thông tin chung về nhà trường trong các mục tương ứng.

- Các thông tin bản quyền chính của phần mềm như Tên trường, Kiểu trường, Tỉnh/thành phố, Quận/Huyện, Chỉ số địa phương đã được gán cứng trong hộp hội thoại trên và được cấp khi nhà trường đăng ký mua phần mềm School Viewer. Các thông tin này không cần nhập.

- Thư mục làm việc: Đây là thư mục lưu trữ tệp dữ liệu về trường, mặc định là thư mục /Program Files/School@net/School Viewer 5.0/. Kích nút Chọn hoặc nhấn tổ hợp phím Alt+C để xác định thư mục làm việc mới. Hoàn toàn có thể chọn những thư mục khác cho mục đích lưu trữ dữ liệu nhà trường. Thư mục làm việc là thư mục lưu trữ tất cả các tệp *.svd chính của nhà trường.

- Nhập mã trường trong mục Mã trường (tối đa 8 ký tự).

- Tên tệp dữ liệu chính: Tên tệp dữ liệu lưu thông tin chung của trường đang được khởi tạo (mặc định, tệp dữ liệu có tên là mã trường và phần mở rộng là .svd).

- Kiểu trường: Cho phép xác định kiểu trường là THCS, THPT, Tiểu học,.. Khi chọn xong kiểu trường, các khối lớp hệ thống và danh sách khối tương ứng sẽ được tạo.

Ví dụ: Nếu kiểu trường là Tiểu Học, các khối lớp 1, 2, 3, 4, 5 tự động được sinh ra.

- Loại trường: Xác định loại trường là Dân lập, Công lập hay Bán công.

- Các mục còn lại xác định các thông tin khác về trường như địa chỉ, điện thoại, email, ...

4. Kích nút Tiếp tục để chuyển sang bước xác định các môn học.

5. Xác định các môn học được giảng dạy trong nhà trường bằng cách kích vào mục Các môn học cơ bản (các môn học chính như Toán, Văn, ...) và Các môn học phụ (là các môn Tin học, Nhạc và Hoạ).

Tuỳ theo thực tế, có thể có môn không được dạy trong trường bạn, hãy chọn môn đó (môn được chọn có màu xanh thẫm) rồi kích nút Xoá môn.

Kích nút Tiếp tục chuyển sang bước xác định khối lớp trong nhà trường.

6. Danh sách khối lớp mặc định trong nhà trường được hiển thị.

Nếu có khối lớp nào không cần thiết, chọn khối đó (khối được chọn có màu xanh đậm) rồi kích nút Xoá khối lớp.

Kích nút Tiếp tục để sang bước tiếp theo.

7. Danh sách nhóm giáo viên mặc định trong nhà trường được hiển thị.

Nếu có nhóm nào không cần thiết, chọn nhóm đó (nhóm được chọn có màu xanh đậm) rồi kích nút Xoá nhóm giáo viên.

Kích nút Tiếp tục để sang bước tiếp theo.

8. Nhập thông tin về năm học hiện thời trên các mục tương ứng. Kích nút Kết thúc để quá trình tạo mới dữ liệu được thực hiện.

Lưu ý: Sau khi thực hiện xong lệnh Tạo CSDL, trong thư mục được chọn có hai tệp dữ liệu lưu thông tin về nhà trường, đó là hai tệp .svd và .svd.

Sau bước khởi tạo CSDL Nhà trường, vào thực đơn Tệp/Mở CSDL hoặc nhấn vào biểu tượng trên thanh công cụ để mở và làm việc với tệp dữ liệu mới. Khi mở CSDL nhà trường thì phải mở tệp dữ liệu chung để làm việc.

School@net