Thủ thuật sử dụng Office - NHẬP DỮ LIỆU TRẢI DÀI LIÊN TỤC QUA NHIỀU CỘT TRONG BẢNG TÍNH EXCEL
30/11/2006

Thông thường khi nhập dữ liệu vào các cột liên tục nhau trong bảng tính, con trỏ chuột sẽ đi theo thứ tự từ trên xuống dưới sau mỗi lần ấn Enter và khi đến ô cuối cùng của cột thì bạn phải dùng phím mũi tên (hay dùng chuột) để điều khiển con trỏ chuột nhảy về ô đầu của cột kế bên để tiếp tục nhập dữ liệu. Có một thủ thuật nhỏ sẽ giúp bạn tự động hoá quá trình điều khiển con trỏ chuột này như sau.


Bước 1. Bạn hãy dùng chuột quét chọn tất cả các cột mà bạn sẽ cần nhập vào thông tin.

Bước 2. Vẫn giữ nguyên trạng thái phủ chọn đó, bạn bắt đầu nhập thông tin vào ô hiện sáng, khi đó mỗi lần bạn ấn Enter thì con trỏ chuột sẽ dời xuống một ô ngay bên dưới và khi đã đến ô của hàng cuối cùng trong vùng đã chọn con trỏ chuột sẽ tự động nhảy đến ô đầu tiên của cột tiếp theo, cứ như thế cho đến khi nào bạn nhập xong dữ liệu vào ô cuối cùng của hàng cuối cùng trong vùng phủ khối ban đầu là xong.

Chú ý: Trong quá trình nhập dữ liệu bạn luôn luôn phải giữ nguyên trạng thái của vùng đã quét chọn. Bạn có thể thôi chọn khối bằng cách nhấp vào ô bất kỳ bên ngoài khối (hay dùng phím mũi tên để điều khiển ô).

BA THỦ THUẬT CẦN BIẾT KHI LÀM VIỆC VỚI VĂN BẢN DÀI.

Khi cần xem tiếp một chỗ nào đó trên một văn bản mà hôm trước bạn đang xem dở dang chẳng hạn, thì bạn dùng phương pháp nào? Có thể bạn sẽ trả lời ngay là phương pháp 'kéo thanh cuộn' và 'tìm ra chổ cũ', cũng đúng thôi: đây có thể coi là một phương pháp thủ công dễ làm nhất mà có thể ai cũng biết tuy nhiên bạn chỉ áp dụng “nó” đạt hiệu quả cao nhất với các tài liệu gồm vài trang mà thôi, và nếu con số này mà tăng lên đến vài chục thậm chí vài trăm thì coi như phương pháp này sẽ hoàn toàn bị “phá sản” cũng đồng nghĩa với việc cơn Stress sẽ tự động tìm đến ngay với bạn. Sau đây là ba thủ thuật mà theo tôi nó có thể giúp ích cho bạn trong công việc gian nan này.

1. Đánh số trang: Mới nghe qua thì có vẽ bình thường quá nhỉ, nhưng nếu bạn tận dụng được tối đa sự “bình thường” này thì hiệu quả cũng không nhỏ đấy. Giả sử lần trước bạn đang xem dỡ dang tới trang 50 thì bận việc chẳng hạn, lần này khi xem tiếp thay vì phải đẩy “thanh cuộn” qua 49 trang “lâu thật lâu” thì bạn hãy vào menu Edit → Go To (hay Ctrl+G) → chọn “Page” trong khung thoại “Go to what” → nhập vào số trang cần tới là 50 → nhấp “Go To” → rồi Close là xong nhanh quá phải không nào.

2. Dùng chú thích Bookmark: Bạn đặt con trỏ chuột ngay vị trí cần đánh dấu để xem tiếp lần sau → vào menu Insert → Bookmark → nhập vào một từ hay nhóm từ đại diện để đánh dấu → nhấp nút Ađ, sau đó nhớ nhấp Save để lưu lại tài liệu. Và để mở ngay chổ đã đánh dấu đó ở lần xem sau, bạn vào Edit → Go To → chọn Bookmark trong khung “Go to what” → rồi chọn tên Bookmark mà bạn đã đặt trong mục “Enter Bookmark Name” → nhấp “Go to” → rồi Close là xong.

3. Dùng tính năng Find: Tại vị trí cần đánh dấu bạn nhập đại một nhóm ký tự nào đó đại diện cho thật gợi nhớ ví dụ như “abcd”, sau đó nhấp Save để lưu lại văn bản. Ở lần đọc sau bạn chỉ cần vào menu Edit → Find → nhập từ khoá “abcd” vào khung “Find what” → rồi nhấp nút “Find Next” là xong, ngay lập tức con trỏ chuột sẽ nhảy ngay tới chổ đọc dỡ dang hôm trước. Tuy nhiên bạn cần chú ý một điều khi dùng pp này là khi đặt từ khoá làm dấu phải thật lạ và tốt nhất không nên trùng với bất cứ từ nào trong văn bản, vì nếu có thì tính năng Find Next có thể tìm đến mốc đánh dấu không chính xác.


URL của bài viết này::http://www.vnschool.net/modules.php?name=News&file=article&sid=623