Cong ty Cong Nghe Tin hoc Nha truong http://www.vnschool.net
Bảo mật cho các ứng dụng văn phòng trong bộ Microsoft Office
18/01/2006

Đã bao giờ bạn lo lắng về virus máy tính hay từng bị đe dọa bởi các virus macro? Bạn đã có cách nào để bảo vệ máy tính của mình tránh được các điều đó?
Bảo mật cho máy tính nói chung và bảo mật cho các tài liệu ứng dụng nói riêng có một vai trò rất quan trọng và qua bài viết này, các bạn sẽ tìm hiểu về tính năng bảo mật trong những ứng dụng của bộ Microsoft Office, thông tin cơ bản về macro và vius cũng như cách tạo mật khẩu để bảo vệ tài liệu của mình.
Bảo mật cho máy tính nói chung và bảo mật cho các tài liệu ứng dụng nói riêng có một vai trò rất quan trọng và qua bài viết này, các bạn sẽ tìm hiểu về tính năng bảo mật trong những ứng dụng của bộ Microsoft Office, thông tin cơ bản về macro và vius cũng như cách tạo mật khẩu để bảo vệ tài liệu của mình.


1. Mật khẩu và tính năng bảo mật trong Word, Excel và PowerPoint.

1.1. Tại sao phải sử dụng mật khẩu?

Sử dụng password (mật khẩu) là một yêu cầu bắt buộc nếu như bạn muốn bảo mật cho những thông tin của cá nhân khi làm việc với máy vi tính, từ việc truy cập Internet, đăng nhập mạng nội bộ cơ quan đến việc quản lý những thư mục, tập tin được lưu trữ...



Nhưng đặt mật khẩu như thế nào để hạn chế tối đa việc bị khám phá?

Dưới đây là một vài "nguyên tắc" nên áp dụng để có những mật khẩu với độ an toàn cao, hạn chế tối đa nguy cơ bị khám phá và cũng dễ tìm lại được nếu như bạn lỡ quên mật khẩu đó:

1. Mật khẩu tối thiểu phải có 7 ký tự.

2. Nên sử dụng sự kết hợp giữa chữ hoa, chữ thường, chữ số và các ký hiệu đặc biệt ($ & #... ).

3. Là tập hợp ngẫu nhiên của các ký tự. Bạn có thể chọn một sự kiện, một sự việc nào đó có ý nghĩa đáng nhớ trong cuộc sống của bạn và diễn dịch sang một ngoại ngữ mà bạn biết để đặt mật khẩu. Bạn có thể kết hợp đan xen giữa từ tiếng Việt và từ ngoại ngữ trong các mật khẩu.

4. Không có các ký tự lặp lại hay tuân theo một quy luật nào đó, ví dụ 1234, abcd,...

5. Không sử dụng số hoặc ký hiệu đặc biệt tương tự các chữ cái như: $ thay cho S, 1 thay cho l,... điều này sẽ làm cho mật khẩu trở nên dễ đoán.

6. Không nên đưa các thông tin liên quan đến bản thân vào trong mật khẩu như: tên của chính bạn hoặc người thân, tên cơ quan làm việc, nơi ở cá nhân; ngày sinh, bạn bè, những cuốn sách và phim yêu thích, v.v...



7. Đừng sử dụng một mật khẩu trong suốt một thời gian dài. Thỉnh thoảng nên thay đổi mật khẩu mới.

Chú ý: Nên tắt chương trình để gõ tiếng Việt như VietKey, Unikey khi nhập mật khẩu.

Tuy nhiên việc sử dụng mật khẩu để bảo vệ tài liệu nói chung không bảo mật 100%. Nó có thể bị phỏng đoán hoặc tìm ra. Bạn nên thay đổi mật khẩu thường xuyên - ít nhất là ba tháng một lần - để không bị lộ mật khẩu.

Nếu lỡ quên mật khẩu thì bạn cũng sẽ không thể làm gì trên tài liệu của chính bạn.

1.2. Cách tạo mật khẩu trong Word, Excel và PowerPoint

Giống như cách bảo vệ máy tính của mình bằng mật khẩu, bạn có thể "khoá" một tập tin (tài liệu) để tránh không cho những người khác xem hoặc sửa đổi chúng.

Cách tạo mật khẩu bảo vệ tập tin cho các ứng dụng Word, Excel, và PowerPoint trong bộ Office là gần như nhau và được thực hiện như sau:

Bước 1: Mở tập tin cần tạo mật khẩu.

Bước 2: Thực hiện lệnh Tools/Options, sau đó chọn nhãn Sercurity.



Bước 3: Tại đây bạn có thể chọn các tuỳ chọn cần thiết bao gồm cả việc bảo mật hay chia sẻ các tập tin.

+) Tạo mật khẩu để mở tập tin:

- Trong mục Password to open, nhập mật khẩu mở tập tin, sau đó kích nút OK.

- Hộp thoại yêu cầu xác nhận mật khẩu xuất hiện, nhập lại mật khẩu trong mục Reenter password to open, kích OK.

- Để thay đổi kiểu bảo mật cũng như độ dài của mật khẩu, kích nút Advanced.

+) Tạo mật khẩu sửa đổi tập tin

- Trong mục Password to modify , nhập mật khẩu sửa đổi tập tin, sau đó kích nút OK.

- Hộp thoại yêu cầu xác nhận mật khẩu xuất hiện, nhập lại mật khẩu trong mục Reenter password to modify, kích OK.

Chú ý :

- Mật khẩu mở tập tin (Password to open) được sử dụng để bảo vệ nội dung của tập tin. Phải có mật khẩu này thì bạn hoặc những người khác mới có thể mở tập tin ra để đọc hoặc thực hiện các thao tác trên đó.

- Mật khẩu sửa đổi tập tin (Password to modify) không bảo mật cho nội dung tập tin của bạn. Mật khẩu này không cho phép người khác thay đổi nội dung trên tập tin gốc nhưng lại không thể cấm họ sao chép nội dung sang một tập tin mới.

- Bạn nên thiết lập cả hai kiểu mật khẩu trên cho cùng một tập tin nếu thực sự muốn bảo mật nội dung của nó.

2. Tìm hiểu về virus và macro

2.1.Virus máy tính



Virus máy tính là một chương trình máy tính có khả năng tự sao chép chính nó từ đối tượng lây nhiễm này sang đối tượng khác (đối tượng có thể là các tập tin chương trình, văn bản, đĩa mềm...), và chương trình đó mang tính phá hoại. Virus có nhiều cách lây lan và tất nhiên cũng có nhiều cách phá hoại, nhưng chỉ cần bạn nhớ rằng đó là một đoạn chương trình và đoạn chương trình đó dùng để phục vụ những mục đích không tốt.

Máy tính của bạn luôn có nguy cơ bị lây nhiễm virus khi sử dụng các tập tin dùng chung, mạng cục bộ hay internet, email đính kèm, download, hay truy nhập vào các trang web với nội dung xấu.

2.2. Chương trình diệt virus



Để phát hiện và diệt virus, người ta viết ra những chương trình chống virus, gọi là anti-virus. Nếu nghi ngờ máy tính của mình bị virus bạn có thể dùng các chương trình này quét sơ qua ổ đĩa của máy tính.

Thông thường các virus sẽ tự động bị diệt nếu chúng được phát hiện. Với một số chương trình chỉ phát hiện mà không diệt được, bạn phải để ý đọc các thông báo của nó.

Chương trình diệt virus sử dụng hai cơ chế bảo vệ là quét virus khi bạn download tập tin, hoặc quét virus khi bạn mở một tập tin.

Bạn nên sử dụng các chương trình diệt virus và phải cập nhật chúng thường xuyên. Nếu máy tính của bạn thuộc một mạng nào đó, nhà quản trị mạng có thể sẽ quan tâm đến việc này dùm bạn. Đây là phần mềm hiệu quả nhất giúp bạn chống lại được virus.

Tuy nhiên bạn cũng đừng quá tin tưởng vào các chươgn trình diệt virus.

Sao vậy? Bởi vì các chương trình này chỉ tìm-diệt được các virus mà nó đã cập nhật.

2.3. Macro và virus macro

Bạn đã từng nghe thấy khái niệm macros chưa, vậy chúng là gì?

Macro là các đoạn chương trình nhỏ bao gồm nhiều lệnh được tập hợp lại với nhau và có thể sử dụng như một lệnh đơn để hoàn thành công việc một cách tự động. Nó rất hữu ích cho việc thực hiện một công việc nào đó được lặp đi lặp lại. Ví dụ, một chương trình macro có thể được sử dụng để tự động thực hiện một chuỗi các lệnh như kiểm tra ngữ pháp, viết hoa chữ cái đầu câu,... Các ứng dụng trong bộ Office có rất nhiều macro mà có thể bạn chưa từng để ý đến.

Tại sao bạn lại phải lo lắng về macro?

Thật không may, một ai đó có thể viết một macro mà bao gồm trong nó các câu lệnh có hại - được gọi là virus macro. Virus Macro là loại virus lây vào những tập tin văn bản (Microsoft Word) hay bảng tính (Microsoft Excel) và cả (Microsoft Powerpoint) trong bộ Microsoft Office. Giống như các virus máy tính khác, virus macro có thể huỷ diệt dữ liệu, phá hoại chương trình máy tính. Đối với hầu hết những người sử dụng, điều tồi tệ nhất mà một virus macro có thể làm là format ổ cứng máy tính. Hầu hết virus macro không phá hoại, nhưng chúng gây nên sự tốn kém và mất mát về năng suất và thời gian.

Cách tốt nhất để bảo vệ tập tin là bạn cấu hình cho chương trình Office tự dò các virus macro.

2.4. Cách chống lại virus macro

Trong phần trên chúng ta đã tìm hiểu về virus macro. Nhưng để làm việc một cách hiệu quả, bạn có thể phải chạy một vài macro trên máy tính, điều đó có nghĩa là tại một thời điểm nào đó, bạn sẽ phải quyết định liệu đó có là một virus macro hay không?.

Trước khi tìm hiểu cách chống lại virus macro, bạn cần nắm được một số khái niệm sau:

- Một macro thông thường được xác thực thông qua chứng chỉ số hay nói cách khác một chứng chỉ số được sử dụng để đánh dấu macro, tạo ra một chữ ký điện tử trên macro.

- Chứng chỉ số là một tập tin chứa đựng dữ liệu về người viết ra các macro. Các dữ liệu này được nhà cung cấp chứng chỉ số xác nhận và chứng thực.

- Một macro có thể được dò tìm và thông qua chữ ký điện tử bạn có thể tải các macro về máy mình từ những địa chỉ đáng tin cậy.



- Khi lần đầu tiên chạy một tập tin có chứa macro, hộp thoại Security Warning sẽ xuất hiện. Nếu chọn mục Always trust macros from this publisher và kích nút Disable Macros, macro đó sẽ được thêm vào danh sách các macro. Nhưng nếu bạn kích Enable Macros, macro sẽ chỉ thực thi tại thời điểm đó.



Chú ý: Nếu hộp thoại Security Warning không hiển thị tuỳ chọn Always trust macros from this publisher thì có nghĩa là macro đó không có chứng chỉ số xác thực. Bạn không nên thêm những macro này vào danh sách macro.

a. Thay đổi các cấp độ bảo mật chống lại virus macro

Bạn có thể thiết lập để các chương trình Word, Excel, và PowerPoint tự dò tìm macro. Các chương trình đó có nhiều cấp độ bảo mật cho macro vì thế bạn có thể chọn cấp độ tuỳ ý.

- Thực hiện lệnh Tools/Options. Chọn nhãn Security.

- Trong phần Macro Security, kích nút Macro Security.

- Chọn nhãn Security Level và chọn cấp độ bảo mật cần chọn.

Các cấp độ bảo mật bao gồm:

- Very High: Chỉ các macro có trong danh sách macro được thực thi.

- High: Chỉ có những macro có chứng chỉ số xác nhận mới được thực thi và khi đó bạn có thể thêm chúng vào danh sách macro sau khi đã đảm bảo rằng chúng không chứa virus. Đây là cấp độ bảo mật mặc định.

- Medium: Bạn có thể tuỳ chọn thực thi hay không các macro.

- Low: Tại cấp độ bảo mật này, tất cả các macro đều được thực thi khi bạn mở tập tin.



b. Tuỳ chọn Trust all installed ađ-ins and templates

Bạn có thể bỏ thực thi tất cả các macro bằng cách thiết lập cấp độ bảo mật ở cấp Very High và loại các macro có trong danh sách thông qua lệnh Tools/Macro/Security, trên nhãn Trusted Publisher, bỏ chọn mục Trust all installed ađ-ins and templates.

Trust all installed ađ-ins and templates là một tuỳ chọn được thiết lập mặc định trong nhãn Trusted Publishers của hộp thoại Security. Các cấp độ bảo mật ở trên có tác động qua lại với tuỳ chọn này.
URL của bài viết này::http://www.vnschool.net/modules.php?name=News&file=article&sid=28
© Cong ty Cong Nghe Tin hoc Nha truong contact: sales@schoolnet.vn