1- Tắt các tính năng kiểm tra chính tả, chức năng tự động đánh số..., hạn chế các lỗi do tính tự khớp (AutoText và AutoCorrect) trong Microsoft Word

Khi cài đặt Microsoft Word, tính năng tự động dò lỗi chính tả được tự động kích hoạt. Tuy nhiên tính năng nay chỉ thật sự có ích khi đoạn văn bản là tiếng Anh, còn với văn bản tiếng Việt, nó sẽ tạo ra các đường vân màu xanh, đỏ ở ngay dưới nhưng từ có dấu, điều đó hết sức khó chịu, bạn nên tắt tính năng này bằng cách vo menu Tools > Option, chọn Tab Spelling & Gramma, sau đó bạn hãy chắc chắn rằng bạn đã không chọn tại các ô check spelling as you type, check gramma as you type và check gramma with spelling.

Trong quá trình soạn thảo, chắc đẫ có nhiều lần bạn thấy khó chịu vì các chức năng tự động đánh số hay tự động thêm các bullet sau mỗi lần xuống dòng. Tốt nhất bạn hãy tắt tính tự động của nó bằng cách vào menu Tools > AutoCorrect Option, bạn hãy cho tab Autoformat as you type, bạn hãy chắc chắn rằng hai tuỳ chọn là automatic bulleted lits và automatic numbered list đã không được chọn.

Trong văn bản đôi khi có những đoạn văn bản xuất hiện nhiều lần, khi đó bạn sẽ gán cho nó một giá trị đại diện ngắn hơn bằng cách sử dụng tính năng AutoCorrect. Bạn vào Tools > AutoCorrect Option, chọn tab AutoCorrect, trong ô Replace bạn gõ từ đại diện, ví dụ bạn gõ: Cộng hoà. Trong ô with bạn gõ cụm từ đầy đủ mà hay xuất hiện, ví dụ: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Sau đó ấn nút Add. Như vậy trong khi soạn thảo văn bản, mỗi khi bạn gõ: Cộng hoà và ấn nút cách, máy sẽ từ chuyển thành: Công hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Đây là một tính năng khá hay, tuy nhiên cũng sẽ gây không ít phiền toái cho bạn nên cũng không nên quá lạm dụng. Để xoá thiết lập AutoCorrect, bạn chọn thiết lập đó trong danh sách ngay phía dưới và ấn nút delete.

2- Một số thao tác chú ý khi làm việc với bảng

Thao tác làm việc với bảng rất hay gặp trong khi sử dụng Microsoft Word. ở đây chúng ta coi như các thao tác tạo bảng, chèn hàng, chèn cột, định dạng, căn lề dữ liệu trong bảng là các thao tác cơ bản đã biết, và chúng ta chỉ xét những thao tác sau đây:

- Kỹ thuật đánh số tự động trong bảng

Nếu bạn là một lớp trưởng của một lớp có 100 thành viên. Bạn phải lên danh sách lớp sử dụng Microsoft Word. ở cột thứ tự bạn đã gõ các số bằng tay. Một năm sau, một số thành viên có danh sách nằm ở tốp giữa của lớp bạn chuyển lớp, vì thế bạn phải làm lại danh sách và phải đánh lại số thứ tự trong danh sách ấy, điều đó thật quá vất vả. Thực ra cũng giống như Excel, Microsoft Word cho phép bạn đánh số từ động trong bảng, khi bảng thêm một dòng thì số thứ tự tăng lên đồng bộ, và khi ta xoá đi một dòng thì số thứ tự tự động giảm đồng bộ, cho dù vị trí của hàng bị xoá nằm ở bất kỳ nơi đâu trong bảng. Sau đây là các thao tác đánh số tự động trong Microsoft Word:

Bước 1: Bạn tạo một bảng mới, có 3 hàng 3 cột chẳng hạn. Cột đầu tiên sẽ là cột được chọn để đánh số thứ tự.

Bước 2: Bôi đen vùng cần đánh số tự động trên cột đầu tiên, vào menu Format > bullets and numbering..., chọn tab Numbered, chọn vào ô thứ 2 bên cạnh ô None, sau đó ấn vào nút customize… Trong ô Number format bạn gõ 1, trong số Number style bạn chọn kiểu đánh số (kiểu latinh, La mã…), ô Start at bạn gõ giá trị bắt đầu, và ấn OK. Như vậy bạn đã đánh số tự động trong bảng, bạn hãy thử xoá hay chèn một dòng vào bảng để kiểm tra xem cột được đánh số có thay đổi theo hay không. Có một cách để chèn một dòng nhan vào trong bảng là đặt con trỏ vào dòng phía trên của vị trí cần chèn và ấn nút Tab liên tục cho tới khi dòng mới được chèn vào bảng.

- Kỹ thuật giữ nguyên tiêu đề các cột khi bảng có độ dài trải rộng trên nhiều trang giấy

Khi độ dài của bảng vượt ta ngoài phạm vi một trang giấy, phần tiêu đề của các cột chỉ hiện thị ở trên trang đầu tiên, còn các trang sau thì rất kho để biết được tiêu đề cột là gì. Để giải quyết khó khăn này, bạn thực hiên các thao sau:

Bước 1: Tạo một bảng gồm 5 hàng, 5 cột, hàng đầu tiên chứa tiêu đề của mỗi cột như sau: Thứ tự, Họ và tên, Ngày sinh, Quê quán, Điện thoại. Bạn hãy bôi đen hàng chứa tiêu đề các cột của bảng, sau đó vào menu Table > Table Properties, chọn tab Row. Bạn hãy chọn tuỳ chọn repeat as header row at the top of each page, sau đó ấn OK.

Bước 2: Để kiểm tra xem tiêu đề của các cột có được giữ nguyên khi sang trang hay không, bạn đưa con trỏ vào một dòng trong bảng, ấn Tab liên tục để chèn thêm dòng vào trong bảng, chèn đền khi độ dài vượt quá một trang, bạn sẽ thấy dòng đầu tiên của trang tiếp theo là tiêu đề của các cột trong bảng. Khi đó thì dùng bảng có dài bao nhiêu đi chăng nữa, bạn vẫn luôn hiểu được ý nghĩa của các cột trong bảng là gì.

- Kỹ thuật chuyển nội dung trong bảng thành ngoài bảng và ngược lại

Khi bạn lên mạng để lấy tài liệu, bạn copy tài liệu về, vô tình bạn copy cả phần bảng của nó, bạn thấy thật mất công khi đưa số dữ liệu này ra khỏi bảng. Thực ra Microsoft Word có sắn công cụ để giúp bạn thực hiện việc đó chỉ bằng một cái nháy chuột. . Bạn hãy bôi đen một phần dữ liệu của nằm trong bảng, vào menu Table >Convert > Table to Text, ấn OK, thì toàn bộ khung bảng bao quanh dữ liệu bị mất. Ngược lại, nếu ta muốn biến dạng Text thành Table, bạn bộ đen đoạn văn bản cần làm sau đó cũng vào menu Table > Convert > Text to Table.

3- Bảo mật và cấm sửa nội dung văn bản

Bảo mật tài liệu văn bản cũng là một nhu cầu thường gặp. Đối với mỗi tài liệu, Microsoft Word có hai cấp độ bảo mật, một là: cấm không cho sửa đổi nội dung, tuy nhiên vẫn truy nhập được file và xem được nội dung văn bản. Cấp độ thứ hai cao hơn, đó là cấm truy nhập vào văn bản, không cho đọc nội dung.

Trong Microsoft Word có một nhược điểm là các đối tượng, đặc biệt là đối tượng hình ảnh có hiện tượng “trôi”. Đây là hiện tượng mà các hình ảnh trên tài liệu bị dịch chuyển vị trí so với lúc thiết kế. Việc ngăn cấm không cho chỉnh sửa sẽ giải quyết hoàn toàn vấn đề “trôi”. Cách cấm không cho sửa đổi nội dung văn bản như sau:

Mở file cần cấm sửa chữa nội dung ra, sau đó vào menu Tools > Protect Document. Nhìn sang cái Panel mới hiện ra bên phải, bạn hãy chọn vào ô Allow o­nly this type of editting this document. Tại một hộp sổ xuống ở ngay phía dưới, bạn hãy chọn tuỳ chọn Filling in Forms. Sau đó bạn ấn vào nút Yes, Start Enforcing Protection. Một hộp thoại mới hiện ra, bạn gõ password vào ô phía trên và gõ lại y nguyên vào ô phía dưới. Bạn phải nhớ rõ password này nếu con muốn chỉnh sửa được tài liệu này. Hiện tượng của văn bản sau sau khi bị khoá là bạn không thể bôi đen, không thể gõ thêm hay xoá nội dung của tài liệu được. Để mở khoá cho văn bản, đưa văn bản về trạng thái có thể chỉnh sửa được, bạn mở văn bản ra, vào menu Tools > Unprotect Document, hộp thoại mới hiện ra, bạn gõ password đã thiết lập cho tài liệu vào và ấn OK, tài liệu sẽ được mở khoá.

ở cấp độ thứ hai, bạn mở văn bản cần bảo mật ra, vào menu Tools > Options, chọn tab Security, trong ô password to open bạn gõ mật khẩu để mở tài liệu. Phía dưới, trong phần Password to Modify là mật khẩu để cấm việc chỉnh sửa. Để nâng cao độ bảo mật thì bạn nên đặt hai mật khẩu này là khác nhau. Sau khi bạn ấn OK, máy yêu cầu bạn xác nhận lại mật khẩu, nếu Password to Modify được thiết lập bạn phải gõ lại mật khẩu này, ngược lại, nếu Password to Modify không được thiết lập, bạn gõ vào ô xác nhận là mật khẩu đã gõ trong phần Password to open. Nếu biết được Password to open, bạn có thể xem được nội dung tài liệu nhưng không chỉnh sửa được. Bạn chỉ có thể chỉnh sửa được khi biết thêm mật khẩu Password to open. Còn nếu không biết mật khẩu Passwod to open thì coi như bạn không thể làm gì với tập tin đó.

Nếu không muốn dùng mật khẩu nữa thì bạn mở tài liệu đó ra và xoá trắng hai ô Password to open và Password to Modify và ấn OK.

4- Kỹ thuật tạo mục lục tự động cho tài liệu

Nếu các bạn sử dụng Microsoft Word để viết cách quyển sách, luận văn, sáng kiến kinh nghiệm, bạn sẽ phải làm một thao tác rất tốt thời gian và nhàm chán đó là phải lần lại từng phần, từng đề mục để làm mục lục. Đó là chưa kể việc sau khi đã làm mục lục xong rồi mà bạn muốn sửa chữa nội dung tài liệu, viết thêm hay bỏ đi một đoạn nào đó,phóng to thủ nhỏ cỡ chữ, căn lề…có thể sẽ ảnh hưởng đến số trang và có thể bạn phải làm lại mục lục. Hiện nay ở các bài luận có biểu đồ hình vẽ, người ta cũng phải yêu cầu có phần mục lục cho cả phần hình ảnh minh hoạ, chứ không riêng gì phần mục lục cho nội dung. Để hạn chế những khó khăn trong việc làm mục lục, Microsoft Word cung cấp cho chúng ta kỹ thuật tạo mục lục tự động.

-Tạo mục lục cho phần nội dung

Ví dụ một đoạn nội dung tài liệu của bạn như sau:

….

I- Tình hình thế giới và Việt Namcuối thế kỷ XIX dầu thế kỷ XX

1- Tình hình thế giới

2- Sự chuyển biến về kinh tế, xã hội Việt Nam

II- Các phong trào yêu nước ở Việt Namcuối thế kỷ XIX đầu thế kỷ XX

….

Vấn đề của chúng ta là sẽ đánh mục lục tự động cho các tiêu đề lớn như I và các tiêu đề nhỏ hơn như 1. Các bước như sau:

Bước 1: Thiết lập các Heading cho các tiêu đề: bôi đen tiêu đề I, chọn phần Style (là menu sổ xuống gần chỗ chọn Font chữ, xem ảnh), và chọn tuỳ chọn là Heađing 1. Tiếp theo lại bôi đen tiêu đề 1, chọn phần Style và chọn tuỳ chọn là Heading 2. Tiếp tục bôi đen tiêu đề 2 và chọn phần Style là Heading 2. Bôi đen tiêu đề II, chọn phần Style và chọn tuỳ chọn là Heađing 1. Tổng quát hoá ta thấy rằng, các tiêu đề lớn thì để ở Heađing 1, các tiêu đề ở cấp nhỏ hơn ở Heađing 2…và bạn có thể phần nhiều cấp hơn và sử dụng các Heađing 3... Chú ý là hai tiêu đề cùng cấp thì phải được thiết lập cùng một Heading.

Bước 2: Tạo mục lục tự động: Đưa con trỏ đến trang văn bản cần tạo mục lục, vào menu Insert, chọn Reference, chọn Index and Table, hộp thoại Index and Table hiện ra, bạn hãy chọn tab Table of Content. Trong hộp thoại này, hãy chắc chắn rằng hai tuỳ chọn Show page numbers và right align page numbersđã được chọn, phần Tab leader là kiểu đường tương ứng trang, phần Formatsbạn đề giá trị là From Template. Sau đó bạn ấn OK bạn sẽ thấy một mục lục của văn bản trên đã được tạo. Và từ đây, mục lục sẽ được đánh dựa vào khả năng tự động xác nhận tiêu đề của Microsoft Word, nên dù bạn có thay đổi nội dung tài liệu của bạn ra sao, thì phần mục lục này sẽ tự động thay đổi theo, chính xác với từng tiêu đề của bạn.

-Tạo mục lục cho ảnh minh hoạ

Cũng tượng tự phần tạo mục lục cho nội dung, bước đầu tiên của phần tạo mục lục cho phần minh hoạ chính là tạo các Heađing cho các tiêu đề của ảnh. Khác với các tiêu đề của nội dung, các tiêu đề của ảnh không có sự phần cấp nên toàn bộ các tiêu đề ảnh ta sẽ dùng thống nhất một dạng Style là Heading 1. Vậy ta hãy thiết lập Style Heading 1 cho tiêu đề của các anh minh hoạ.

Bước 2: tạo mục lục tự động: Đưa con trỏ đến trang văn bản cần tạo mục lục, vào menu Insert, chọn Reference, chọn Index and Table, hộp thoại Index and Table hiện ra, bạn hãy chọn tab Table of Figures. Các tuỳ chọn cũng để như phần trên đã nói, bạn ấn OK để máy tự động tạo mục lục.

Chú ý: Việt thiết lập các Heading cho các tiêu đề có thể làm thay đổi Font và cỡ chữ của các tiêu đề, do vậy sau khi thiết lập xong Heađing cho tiêu đề bạn có thể thiết lập lại Font và cỡ chữ phù hợp cho tiêu đề mà không sợ làm ảnh hưởng đến việc làm menu tự động của chúng ta.

5- Kỹ thuật phân đoạn tài liệu để tạo những đoạn tài liệu có những định dạng khác nhau

Trên một văn bản gồm nhiều trang, không phải khi nào ta cũng phải có những định dạng giống nhau. Ví dụ: Trang này thì lề trái 3cm, trang kia thì chỉ là 2cm, hoặc trang ngang và trang dọc xen kẽ nhau, hoặc là phần tiêu đề trên, tiêu đề dưới (Header and Footer) của các trang chẵn và trang lẻ là khác nhau (điều này bạn thấy rất nhiều trong các quyển sách hiện nay), khi đó chúng ta phải sử dụng kỹ thuật phân đoạn tài liệu để phân văn bản thành các phần khác nhau, mỗi phần chúng ta có thể áp dụng các định dạng riêng về lề, Header và Footer, trang ngang hay trang dọc…bởi vì nếu không phân đoạn, khi bạn định dạng, định dạng đó sẽ áp dụng cho tất cả mọi trang của văn bản.

Để phân đoạn, bạn đưa con trỏ vào một dòng trên văn bản. Sau đó bào Insert > Break…Một hộp thoại hiện ra, trong phần break type chọn page break, trong phần section break type có 4 lựa chọn như sau:

- Next page: Đặt ngắt trang ở trang kế tiếp: từ trang kế tiếp, bạn có thể định dạng khác so với trang hiện tại.

- Continuous: Đặt ngắt trang ở ngay trang hiện tại.

- Even page: đặt dấu ngắt ở trang chẵn tiếp theo.

- Odd page: đặt dấu ngắt ở trang lẻ tiếp theo.

Như vậy tuỳ trường hợp định dạng từng trang văn bản mà ta đặt con trỏ và chọn loại ngắt phù hợp. Một số tình huống cụ thể trong kỹ thuật ngắt trang:

a) Tạo trang ngang xen kỹ trang dọc

Nếu không sử dụng ngắt trang thì văn bản của chúng ta hoặc tất cả đều là trang ngang, hoặc tất cả đều là trang dọc. Giả sử ta có tình huống: văn bản có 50 trang, từ trang 1 đến trang 25 là trang dọc, từ trang 26 đến 30 là trang ngang và từ trang 30 đến 50 lại là trang dọc, thì ta làm như sau:

Bước 1: Vào menu File > Page Setup, trong tab Margins, chọn kiểu giấy là Portrail(giấy dọc), sau đó đưa con trỏ đến đầu trang 25, vào menu Insert > Break> Next Page. Con trỏ tự động chuyển đến đầu trang 26.

Bước 2: Lại vào File> Page Setup để chọn sang kiểu giấy ngang (Landcape). Bạn thấy từ trang 26 đến 50 toàn bộ chuyển sang giấy ngang, còn từ trang 1 đến 25 là giấy dọc.

Bước 3: Lại đưa con trỏ đến trang 30, lại vào Insert > Break Next page, con trỏ từ động chuyển đến đầu trang 31. Lại vào menu File> Page Setup để thiết lập lại chế độ trang dọc.

Như vậy bạn đã thấy văn bản của mình có trang ngang xen lẫn trang dọc. Từ nay, bạn không cần phải vất vả đưa các trang ngang sang file văn bản khác để xử lý mà có thể xử lý ngay trong file đó. Điều này còn giúp bạn giải quyết khó khăn trong việc đánh số trang các tài liệu có trang ngang xen kẽ trang dọc.

b) Tạo Heađer và Footer trang chẵn và trang lẻ khác nhau

Bạn hãy xem sách, thấy rất nhiều sách có dụng Header và Footer, và ở trang chẵn ghi tên tác giả, ở trang lẻ ghi tên tác phẩm, làm thế nào để toạn được điều đó trong văn bản.

Bước 1: Vào File > Page Setup, chọn tab Layout. Trong phần Header and Footer có 2 tuỳ chọn:

- Different odd and even: Header, Footer trang chẵn và lẻ là khác nhau.

- Different first page: Header, Footer trang đầu tiên khác với những trang khác.

Như vậy ở đây, bạn hãy chọn tuỳ chọn Different odd and even.

Bước 2: Đặt con trỏ vào trang đầu tiên của văn bản, chọn Insert > Break > Event page, con trỏ tự động nhảy tới trang chẵn tiếp theo (trang 2). Sau đó vào menu View > Header and Footer. Nhập Header và Footer cho trang 2.

Bước 3: Lại chuyển sang trang 3 để nhập Header và Footer cho trang 3 (nên đặt khác với Header, Footer trang 2), sau đó click vào vùng trong trên văn bản, bạn sẽ thấy các trang chẵn của văn bản có Header, Footer giống trang 2 và các trang lẻ thì lại giống trang 3.

6- Một số thủ thuật khác

- Thay đổi đơn vị đo trên thước

Mặc định sau khi cài đặt Microsoft Word, đơn vị của thước là Inches, Nếu cần thay đổi đơn vị đo trên thanh thức thì vào Tool>Options, chọn tab General, trong ô Measurement Units chọn đơn vị đo của Việt Nam hay dùng là cm.

- Cứu nguy dữ liệu

Microsoft Word có khả năng tự lưu tài liệu hiện thời sau khi mở, bạn rất nên chọn tiện ích này và thiết lập thời gian giữa hai lần tự động lưu liên tiếp càng nhỏ càng tốt. Cách làm: chọn menu Tool >Option, chọn tab Save, chọn Save Auto Recover infoevery, trong ô minutes chọn số phút. Sau số phút đó tài liệu sẽ được tự động lưu vào đĩa cứng.

- Đánh số dòng cho trang:

Vì một lý do nào đó, văn bản của bạn buộc phải đánh số dòng. Đừng lo, bạn hãy thực hành theo hướng dẫn sau:

Mở văn bản cần đánh số dòng, vào menu File> Page Setup, chọn tab Layout. ấn nút Line numbers, chọn vào ô Add lines numbering. ở đây bạn có 3 tuỳ chọn:

- Restart each page: đánh số lại sau mỗi trang.

- Restart each section: đánh số lại sau mỗi đoạn(phần 5 :kỹ thuật phân đoạn)

- Continuous: đánh tiếp từ trang liền trước đó.

Ô Start at: thiết lập số bắt đầu. Ô Count by: xác định bước nhảy. Ô from text: xác định khoảng cách từ chỗ đánh số đến phần nội dung của văn bản.

- Các tuỳ chọn dành cho in 2 mặt:

Khi bạn in tài liệu trên hai mặt giấy (để tiết kiệm giấy in), giả sử nếu bạn căn lề trái phải là khác nhau, bạn sẽ nhìn thấy một vướng mắc xảy ra. đó là nhếu trang lẻ có lề trái/phải là 3cm/2cm thì trang chẵn lại có lề trái phải là 2cm/3cm. Xảy ra điều đó là bởi vì bạn không tuỳ chọn chức năng in 2 mặt cho tài liệu. Để kích hoạt tính năng này, bạn vào menu File > Page Setup, chọn tab Margins, trong phần Multiple pages, bạn hãy chọn Mirror Margins là giải quyết được vấn đề.

Để gõ các số mũ trên ấn đồng thời Ctrl + Shift + phím +, đánh số mũ dư­ới thì ấn đồng thời Ctrl + phím +.

Như vậy với một loạt các tình huống điển hình được đề cập trong bài viết, chúng tôi hy vọng đã cung cấp cho bạn đọc những kiến thức và kỹ năng cần thiết nhất cho công tác văn phòng. Với hững kỹ thuật tự động hoá được giới thiệu chắc chắn sẽ làm giảm bớt sự vất vả, sự lãng phí thời gian cho những bạn đọc thường xuyên phải làm việc với phần mềm Miccrosoft Word.

Nguyễn Tuấn Nghĩa

School@net