Quản lý học tập của SV: CNTT nên đi trước 1 bước

Khi chuyển sang đào tạo theo hệ tín chỉ, số lượng công việc liên quan đến thông tin về sinh viên tăng lên một cách đáng kể.

Ví dụ, các thông báo DARS nói đến ở trên cần phải được nhanh chóng cập nhật sau mỗi học kỳ và gửi đến cho sinh viên, vì việc đăng ký các môn học tiếp theo phụ thuộc vào kết quả học trước đó được phản ánh lại trong DARS. Còn có rất nhiều những chi tiết rắc rối khác liên quan đến các yêu cầu khác nhau của các khoa, các chương trình chuyên ngành, v.v…

Những trường ĐH nhỏ, với khoảng một vài nghìn sinh viên, có thể vẫn vận hành được bằng những phương pháp thủ công kết hợp với áp dụng vi tính văn phòng, vì việc vào điểm thủ công và in thủ công các thông báo DARS cho một hoặc hai nghìn sinh viên, tuy rất vất vả và mất nhiều thời gian, có thể vẫn làm được.

Nhưng độ phức tạp của công việc này tăng lên rất nhanh khi số lượng sinh viên môn học và chuyên ngành tăng. Với những trường lớn trên 10 nghìn sinh viên và đào tạo theo hệ tín chỉ, nếu không áp dụng CNTT thì việc đăng ký học của sinh viên chắc chắn sẽ rất lộn xộn, các trường sẽ phải đơn giản hóa thủ tục đến mức mà phải thỏa hiệp hầu hết các yêu cầu chặt chẽ về đăng ký học, tức là làm cho hệ đào tạo không thực sự còn là hệ tín chỉ nữa!

Công nghệ thông tin áp dụng trong trường ĐH chủ yếu thông qua 3 bộ phần mềm về nhân sự (HR), tài chính (finance) và hệ thông tin sinh viên (SIS).

Nói chung, những hệ này có thể được triển khai độc lập, tuy nhiên xu hướng hiện nay ở các trường ĐH ở Mỹ là sử dụng các hệ thống phần mềm tích hợp tương tự như các hệ ERP (enterprise resource planning) của các doanh nghiệp. Hệ thông tin sinh viên (TTSV) đóng vai trò như phần quan hệ khách hàng (CRM) trong ERP của doanh nghiệp, nhưng nó có nhiều tính chất đặc thù, phức tạp hơn, và nói chung là khác các hệ CRM dành cho các doanh nghiệp.

Không đi vào chi tiết của việc ứng dụng CNTT trong các trường ĐH, tôi chỉ muốn nhấn mạnh rằng trong lộ trình chuyển đổi từ hệ niên chế sang hệ tín chí, các trường ĐH cỡ trung bình và lớn ở Việt Nam sẽ phải có kế hoạch áp dụng CNTT trong việc quản lý học tập của sinh viên.

Nếu điều kiện chưa cho phép, có thể chưa áp dụng ERP trong trường, hoặc chưa có một hệ TTSV đầy đủ, nhưng ít nhất cũng cần một hệ TTSV đủ để hỗ trợ cho việc đào tạo theo hệ tín chỉ (hệ TTSV đăng ký học).

Phần mềm hệ TTSV: Nên "nội hóa"

Có lẽ hiện nay ở Việt Nam chưa có những hệ thống phần mềm đáp ứng những yêu cầu này. Thông thường, khi một công ty phần mềm thiết kế một hệ thống mới cho một doanh nghiệp, họ và doanh nghiệp kết hợp với nhau thành lập một đội hỗn hợp gồm nhân viên của hai bên để thảo luận về các chức năng cần thiết và quy trình vận hành.

Nhưng các kỹ sư phần mềm của Việt Nam chưa có điều kiện để tìm hiểu các chức năng cần có của một hệ thông tin SV trong trường ĐH, còn các công chức và nhân viên ở các trường ĐH cũng nói chung là chưa có nhiều kinh nghiệm sử dụng các hệ thông tin SV, và điều đó là trở ngại lớn cho việc hợp tác.

Việc hy vọng các tổ chức quốc tế sẽ cho không các trường ĐH Việt Nam các phần mềm hệ TTSV là phi thực tế.

Ngay cả khi họ cho không, những sản phẩm đó cũng không thể sử dụng ngay được, vì các hệ TTSV không phải là một phần mềm đóng gói cứ cài đặt vào máy là chạy. Các hệ thống chỉ chung nhau một cái “lõi”, còn khi áp dụng vào từng trường ĐH thì phải thay đổi rất nhiều để phù hợp với các đặc điểm riêng của từng trường.

Thông thường ở Mỹ, giá của phần mềm chỉ chiếm khoảng 15% tổng chi phí để triển khai một hệ TTSV, còn lại là phần cứng (10%), tư vấn từ công ty cung cấp dịch vụ (45%) , chi phí cho đội ngũ triển khai từ phía nhà trường (20%) và chi phí đào tạo sử dụng (10%).

Nếu một công ty phần mềm ở nước ngoài miễn phí cho các trường ĐH ở Việt Nam giá thành của phần mềm, thì cũng vẫn phải trả chi phí tư vấn để triển khai, tức là lương cho nhân viên của họ sang để sửa đổi, bổ sung, chuyển giao,… Những chi phí này rất lớn vì khối lượng công việc phải làm thêm rất nhiều (tính đến các sự khác nhau giữa các hệ thống ĐH của Mỹ và Việt Nam), cộng với các chi phí vé máy bay, khách sạn,... Ngoài ra, mỗi khi có vấn đề gì cần giải quyết gấp thì khoảng cách địa lý xa sẽ gây nhiều trở ngại và chi phí lớn.

Vì những lý do trên, giải pháp sử dụng các hệ TTSV của các công ty phần mềm Việt Nam sản xuất vẫn thực tế hơn cả.

Nói chung, ở Việt Nam có nhiều lập trình viên rất giỏi, như là một dàn nhạc đã có đầy đủ các nhạc công giỏi. Cho nên có thể tin rằng nếu có một sự hợp tác tốt giữa các công ty phần mềm và các trường ĐH, thì có thể thiết kế và cho ra đời thành công phần mềm hệ TTSV đáp ứng các yêu cầu của việc chuyển đổi giáo dục ĐH Việt Nam sang hệ tín chỉ, như kế hoạch của Bộ GD&ĐT.

• GS Vũ Quốc Phóng

School@net (Theo http://vietnamnet.vn/giaoduc/2008/03/771573/)